Começamos por escolher a sala, ver o seu espaço; conhecer as pessoas que vão assistir a reunião e a posição hierárquica; vimos também os equipamentos e serviços da sala; a logística e por fim a distribuição da sala. Escolhemos a uma distribuição que tinha o formato em O, pois na totalidade eram vinte participantes, a distribuição em U não acercava todos.
Em seguida cada aluno fez uma capa e um suporte para o nome dos participantes. A professora recebem todos os suportes e capas e elegeu o melhor com a ajuda de outra professora. A capa e o suporte eleitos foram os da Stephanie, assim cada aluno fez dois suportes, cada um com um nome diferente.
Para a decoração da sala preferimos uma decoração alegre. Quatro arranjos de flores, o maior na cabeceira onde ficava a presidente, e os outros três distribuídos pelas mesas. Um piris com um guardanapo e um copo por cima, uma garrafa de água ao lado dos suportes com os nomes e em frente ao participante estava a capa com algumas folhas brancas e com uma caneta.
Houve algumas imperfeições nesta organização de reunião tais como, os suportes deveriam de estar com o nome dos dois lados, porque os participantes têm de ver o nome do seu colega e este também tem de ver o seu nome para saber onde se vai sentar. O formato em O ainda foi muito pequeno para o numero de participantes, tal vez mais uma mesa fosse o suficiente para ficar com uma melhor apresentação.
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