quarta-feira, 10 de novembro de 2010

Assembleia Geral - Leitura complementar (Resume)

ASSEMBLEIA GERAL

Conjunto de pessoas reunidas para discutir os problemas que lhe são próprios e sobre eles tomar decisões (Assembleia Consultivas) ou tomar resoluções (Assembleia Deliberativa).

Periodicamente – apreciar, discutir, e aprovar o Relatório de Contas; eleger os órgãos para a Assembleia Geral Ordinária

Pontualmente – tratar de assuntos e a sua convocação – Assembleia Geral Extraordinária

Os estatutos prevêem a periodicidade das reuniões, a data da convenção, as competências da A.G., a forma de deliberação e o quórum.

As Assembleias Gerais são dirigidas por um órgão (Mesa), por três elementos efectivos, que convoca, organiza, dirige e controla as reuniões.

A eleição da Mesa e do Conselho Fiscal é feito por escrutínio secreto (votação secreta) e universal. A Assembleia Geral eleitoral é convocada com trinta dias de antecedência conforme o tempo de mandato. Deve-se ter atenção a elaboração e publicação da Convocatória, mas também a redacção da acta respectiva.

A ORDEM DE TRABALHOS

A Ordem de trabalhos é um conjunto dos assuntos existentes na Convocatória que são objecto de discussão.

Os membros da reunião podem pedir para usar da palavra sobre um assunto que acham interessante, antes da O.T. pois este não esta previsto para a convocatória e será necessário submete-lo a votação. A discussão de um assunto pode ser suspensa quanto houver Questão Prévia, e o assunto seja ultrapassado ou inoportuno. Os oradores falam por ordem de inscrição, que muda quando é para dar ou pedir explicação, invocar a lei ou mostrar requerimentos. O Ponto de Ordem é quando algum elemento não concorda com a forma de como a Assembleia esta a ser realizada, este terá de pedir permissão para falar dirigindo à Mesa.
As propostas da discussão dos assuntos adoptam o nome de Moções ou Emendas; de Propostas e de Requerimentos.
Quando há empate numa votação, faz-se nova votação. Se continuar empate, o presidente é quem decide, chama-se a esta acção Voto de Qualidade.


GRUPO, INTERACÇÃO E DEBATE

Um grupo reunido que debate e tenta resolver um problema em concreto depois dos aspectos serem avaliados pelos participantes.
A escolha dos participantes é essencial para que o grupo resulte, as circunstancias (Local, hora) em que vai decorrer a reunião também são importantes.

Os Interlocutores

Os participantes tem de ter a capacidade de se adaptarem ao esquema de trabalho, tem de contribuir para a procura de soluções e aceitarem o resultado final como resultado de equipa.

Os participantes:

Devem:
Ser objectivos, persistentes, criativos, dinâmicos e disciplinados
Ter iniciativa, confiança, espírito aberto e estabilidade emocional
Mostrar reflexão, prudência, independência de julgamento e criatividade

Para:
Prenderem a atenção e convencer os ouvintes
Despertar interesse no que vão expor
Procurar a reacção desejada


O DIRECTOR/MODERADOR/COORDENADOR

É necessário que alguém supervisione uma reunião, para que expanda de forma eficiente, disciplinar e eficiente.
Compete ao director/moderador/coordenador:
-Explicar o problema
-Iniciar a discussão
-Estimular, dirigir e manter a disciplina
-Certificar-se de que tudo é bem compreendido e nada é omitido
-Fazer as súmulas necessárias
- Elaborar a síntese final

ASSUNTO

O objectivo da reunião deve ser feito de forma breve, agradável, clara e directa, para provocar o interesse e despertar a atenção.
É fundamental falar com os ouvintes e não aos ouvintes e propor acções/alternativas.

AS CIRCUNSTANCIAS

            Existem agentes que podem prejudicar seriamente a reunião, o local, a hora, o ambiente da sala e a disposição os interlocutores.

Os agentes mais comuns são:
- Participantes mal escolhidos, impreparados, com intrigas entre si ou oposição em relação ao projecto debatido
- Falta de elementos/dados informativos
- Orientação deficiente
- Local impróprio
- Tempo mal calculado

A INTERACÇÃO E O DEBATE

          Nas reuniões passa-se cerca de 80% do tempo a analisar os problemas e as suas fontes, e os restantes 20% a ver quais as alternativas possíveis e as melhores soluções, mas na verdade deveriam passar ao contrário. 

Relatório sobre a organização da reunião.

            O objectivo deste relatório é melhorar a nossa organização e procedimento de uma reunião.
Começamos por escolher a sala, ver o seu espaço; conhecer as pessoas que vão assistir a reunião e a posição hierárquica; vimos também os equipamentos e serviços da sala; a logística e por fim a distribuição da sala. Escolhemos a uma distribuição que tinha o formato em O, pois na totalidade eram vinte participantes, a distribuição em U não acercava todos.
Em seguida cada aluno fez uma capa e um suporte para o nome dos participantes. A professora recebem todos os suportes e capas e elegeu o melhor com a ajuda de outra professora. A capa e o suporte eleitos foram os da Stephanie, assim cada aluno fez dois suportes, cada um com um nome diferente. 
Para a decoração da sala preferimos uma decoração alegre. Quatro arranjos de flores, o maior na cabeceira onde ficava a presidente, e os outros três distribuídos pelas mesas. Um piris com um guardanapo e um copo por cima, uma garrafa de água ao lado dos suportes com os nomes e em frente ao participante estava a capa com algumas folhas brancas e com uma caneta.
Houve algumas imperfeições nesta organização de reunião tais como, os suportes deveriam de estar com o nome dos dois lados, porque os participantes têm de ver o nome do seu colega e este também tem de ver o seu nome para saber onde se vai sentar. O formato em O ainda foi muito pequeno para o numero de participantes, tal vez mais uma mesa fosse o suficiente para ficar com uma melhor apresentação.

terça-feira, 9 de novembro de 2010

Questões sobre a organização de reuniões

1-Quais são os aspectos mais importantes na organização das reuniões?
2-Na planificação existe três aspectos, diga quais são.
3-Quais são as distribuições que estudas-te?  
3.1-Explique duas dessas distribuições.
4-Quais são os outros elementos que dizem respeito a logística.
5-Diga cinco exemplos para a verificação da sala.

quinta-feira, 30 de setembro de 2010

Vantagens e desvantagens dos orgãos de staff / Tipo de organigrama

As vantagens de um órgão de staff são: garantir a hierarquia, a autoridade e prestar assessoria da execução das tarefas.
As desvantagens são: conflitos entre os órgãos de linha e de staff pois estes tendem a expor as suas ideias e sugestões.

O organigrama clássico foi o que eu escolhi. Os órgãos ou os seus elementos aparecem por rectângulos e as relações entre eles por linhas. Escolhi este porque como o nome diz ele é clássico e é um tipo de organigrama que todos conhecem.

Organigrama