ASSEMBLEIA GERAL
Conjunto de pessoas reunidas para discutir os problemas que lhe são próprios e sobre eles tomar decisões (Assembleia Consultivas) ou tomar resoluções (Assembleia Deliberativa).
Periodicamente – apreciar, discutir, e aprovar o Relatório de Contas; eleger os órgãos para a Assembleia Geral Ordinária
Pontualmente – tratar de assuntos e a sua convocação – Assembleia Geral Extraordinária
Os estatutos prevêem a periodicidade das reuniões, a data da convenção, as competências da A.G., a forma de deliberação e o quórum.
As Assembleias Gerais são dirigidas por um órgão (Mesa), por três elementos efectivos, que convoca, organiza, dirige e controla as reuniões.
A eleição da Mesa e do Conselho Fiscal é feito por escrutínio secreto (votação secreta) e universal. A Assembleia Geral eleitoral é convocada com trinta dias de antecedência conforme o tempo de mandato. Deve-se ter atenção a elaboração e publicação da Convocatória, mas também a redacção da acta respectiva.
A ORDEM DE TRABALHOS
A Ordem de trabalhos é um conjunto dos assuntos existentes na Convocatória que são objecto de discussão.
Os membros da reunião podem pedir para usar da palavra sobre um assunto que acham interessante, antes da O.T. pois este não esta previsto para a convocatória e será necessário submete-lo a votação. A discussão de um assunto pode ser suspensa quanto houver Questão Prévia, e o assunto seja ultrapassado ou inoportuno. Os oradores falam por ordem de inscrição, que muda quando é para dar ou pedir explicação, invocar a lei ou mostrar requerimentos. O Ponto de Ordem é quando algum elemento não concorda com a forma de como a Assembleia esta a ser realizada, este terá de pedir permissão para falar dirigindo à Mesa.
As propostas da discussão dos assuntos adoptam o nome de Moções ou Emendas; de Propostas e de Requerimentos.
Quando há empate numa votação, faz-se nova votação. Se continuar empate, o presidente é quem decide, chama-se a esta acção Voto de Qualidade.
GRUPO, INTERACÇÃO E DEBATE
Um grupo reunido que debate e tenta resolver um problema em concreto depois dos aspectos serem avaliados pelos participantes.
A escolha dos participantes é essencial para que o grupo resulte, as circunstancias (Local, hora) em que vai decorrer a reunião também são importantes.
Os Interlocutores
Os participantes tem de ter a capacidade de se adaptarem ao esquema de trabalho, tem de contribuir para a procura de soluções e aceitarem o resultado final como resultado de equipa.
Os participantes:
Devem:
Ser objectivos, persistentes, criativos, dinâmicos e disciplinados
Ter iniciativa, confiança, espírito aberto e estabilidade emocional
Mostrar reflexão, prudência, independência de julgamento e criatividade
Para:
Prenderem a atenção e convencer os ouvintes
Despertar interesse no que vão expor
Procurar a reacção desejada
O DIRECTOR/MODERADOR/COORDENADOR
É necessário que alguém supervisione uma reunião, para que expanda de forma eficiente, disciplinar e eficiente.
Compete ao director/moderador/coordenador:
-Explicar o problema
-Iniciar a discussão
-Estimular, dirigir e manter a disciplina
-Certificar-se de que tudo é bem compreendido e nada é omitido
-Fazer as súmulas necessárias
- Elaborar a síntese final
ASSUNTO
O objectivo da reunião deve ser feito de forma breve, agradável, clara e directa, para provocar o interesse e despertar a atenção.
É fundamental falar com os ouvintes e não aos ouvintes e propor acções/alternativas.
AS CIRCUNSTANCIAS
Existem agentes que podem prejudicar seriamente a reunião, o local, a hora, o ambiente da sala e a disposição os interlocutores.
Os agentes mais comuns são:
- Participantes mal escolhidos, impreparados, com intrigas entre si ou oposição em relação ao projecto debatido
- Falta de elementos/dados informativos
- Orientação deficiente
- Local impróprio
- Tempo mal calculado
A INTERACÇÃO E O DEBATE
Nas reuniões passa-se cerca de 80% do tempo a analisar os problemas e as suas fontes, e os restantes 20% a ver quais as alternativas possíveis e as melhores soluções, mas na verdade deveriam passar ao contrário.
